Die steuerliche Außenprüfung (Betriebsprüfung)
Häufiger Ausgangspunkt eines Steuerstreits ist eine steuerliche Betriebsprüfung. Daher ist es im Rahmen von Betriebsprüfungen aus strategisch-taktischen Erwägungen auch für Steuerberater oftmals ratsam, bei erkennbaren Konfliktsituationen unseren Rat als Spezialisten für Steuerstreit schon frühzeitig ergänzend einzubeziehen. Was ist eine Betriebsprüfung?
Bei einer Betriebsprüfung – zutreffend: Außenprüfung – prüft das Finanzamt einen Steuerfall eingehend. Die Prüfung bezieht sich auf bestimmte Steuerarten (z. B. Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Umsatzsteuer) und auf bestimmte Zeiträume. Der Grundgedanke besteht darin, dass ein die steuerlichen Sachverhalte vor Ort, wenn alle Unterlagen greifbar sind, besser und umfassender aufzuklären sind als an Amtsstelle. Die Arten der Außenprüfung / Betriebsprüfung
Nach § 194 Abs. 1 Satz 1 der Abgabenordnung (AO) dient die Außenprüfung der Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen. Der Umfang der durch die Finanzverwaltung durchzuführenden Untersuchung richtet sich dabei nach den Umständen des Einzelfalls (§ 88 Abs. 1 Satz 3 AO). 1. Die allgemeine Außenprüfung zur Ermittlung der steuerlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen nach § 194 Abs. 1 Satz 1 AO 2. Die abgekürzte Außenprüfung nach § 203 AO Bei Steuerpflichtigen, die einer regelmäßigen Außenprüfung nach § 193 Abs. 1 AO unterliegen, kann gem. § 203 AO eine abgekürzte Außenprüfung durchgeführt werden, die sich inhaltlich auf die wesentlichen Besteuerungsgrundlagen zu beschränken hat. 3. Die besonderen Außenprüfungen Neben der “allgemeinen Außenprüfung” sehen insbesondere die Einzelsteuergesetze weitere besondere Außenprüfung vor, die sich auf einzelne Steuerarten beschränken. · Umsatzsteuer-Sonderprüfung · Lohnsteuer-Außenprüfung · Kapitalertragsteuerprüfung · Quellensteuer-Außenprüfung · Versicherungssteuer-Außenprüfung · Feuerschutzsteuer-Außenprüfung · Besondere Außenprüfungen bei Steuern auf Rennwetten und Lotterien Wen trifft eine Betriebsprüfung?
Eine Außenprüfung kann jeden Steuerpflichtigen treffen. Ohne weitere Voraussetzungen ist sie bei denjenigen Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften (Gewerbetreibende, Freiberufler, land- und Forstwirte) zulässig. Daher die umgangssprachliche Bezeichnung als Betriebsprüfung. Bei allen anderen Steuerpflichtigen ist sie grundsätzlich nur zulässig, wenn ein Anlass zur eingehenden Prüfung besteht. Dies ist neuerdings jedoch entbehrlich bei Steuerpflichtigen mit hohen Überschusseinkünften. Die Grenze liegt bei 500 000 Euro (also alle Einkommens-Millionäre – jedoch in DM gerechnet), wobei verlustbringende Einkunftsarten nicht berücksichtigt werden. Wie oft kann eine Betriebsprüfung stattfinden?
Es ist eine alte Erfahrung: Den einen trifft es immer wieder, beim anderen hat seit Jahren keine Betriebsprüfung stattgefunden. Zählt man zu den erstgenannten, so kann man sich dem jedoch nicht erwehren. Es gibt keinen Rechtsanspruch darauf, von Prüfungen verschont zu bleiben. Erwehren kann man sich nur in tatsächlicher Hinsicht, nämlich durch eine gute Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung. Muss der Betriebsprüfer mit leeren Händen nach Hause gehen, so wird er sich hoffentlich für die Zukunft einen anderen Prüfungsfall suchen. Was ist zu tun, wenn eine Betriebsprüfung angekündigt wird?
Das Finanzamt kündigt eine Betriebsprüfung mit einer Prüfungsanordnung an. Darin muss bezeichnet werden, auf welche Steuerarten und auf welche Zeiträume sich die Prüfung bezieht. Auch sind Ort und Zeit der Prüfung anzugeben. Die Prüfungsanordnung
Die Prüfungsanordnung kann mit dem Einspruch angefochten werden. Dies ist sinnvoll, wenn die Prüfungsanordnung unrichtig oder unvollständig ist. Daher ist die Prüfungsanordnung eingehend zu prüfen. Sind lediglich Ort und / oder Zeitpunkt der Prüfung schlecht gewählt, z. B. weil ein Ansprechpartner gerade ortsabwesend sein wird, so ist zu beantragen, um den Termin zu verlegen. Die Vorbereitung der Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung ist vorzubereiten. Die Vorbereitungen haben spätestens dann zu beginnen, wenn eine Prüfungsanordnung ergangen ist. Ratsam ist aber die rechtzeitige Vorbereitung schon lange, bevor eine Betriebsprüfung ansteht. Dabei ist quasi die Durchführung der Betriebsprüfung vorweg zu nehmen. · Aussondern von nicht steuerrelevanten Daten
Nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung (AO) müssen die Unternehmen Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse usw. sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen geordnet aufbewahren. Das Gleiche gilt für die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, für die Wiedergaben der versendeten Handels- oder Geschäftsbriefe, für Buchungsbelege, für bestimmte Zollunterlagen und für alle sonstigen Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung Bedeutung haben (sog. steuerrelevante Daten). Daher sind spätestens in Vorbereitung einer Betriebsprüfung die nicht steuerrelevanten Daten von denen, die steuerbedeutsam sind, zu trennen. Dies bezweckt, dass dem Prüfer nur steuerlich bedeutsame Unterlagen vorgelegt zu werden brauchen. Je weniger er sehen muss, umso besser. Wer weiß, welche Rückfragen auch vermeintlich Unbedeutendes hervorrufen kann. Zunächst entscheidet der Steuerpflichtige, welche der Daten seines Unternehmens er für steuerrelevant hält. Es liegt auf der Hand, dass er dabei häufig eine engere Auffassung vertreten wird als das Finanzamt. Dabei wird es nicht selten zu Meinungsverschiedenheiten kommen, die erst von den Steuergerichten geklärt werden können. Ein Recht des Betriebsprüfers, sämtliche betrieblichen Daten daraufhin zu überprüfen, ob sie steuerrelevant sind, besteht jedenfalls nicht. · Aufbereiten der steuerrelevanten Daten
In Vorbereitung der Prüfung ist dafür Sorge zu tragen, dass die Unterlagen und Aufzeichnungen über steuerbedeutsame Vorgänge und Sachverhalte vollständig und geordnet zur Verfügung stehen. Auch sind, sofern nicht geschehen, die Voraussetzungen zu schaffen, um dem Betriebsprüfer die Daten elektronisch im vorgeschriebenen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) -Format aushändigen zu können. Erstellen Unternehmen diese Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems, haben die Finanzbehörden seit dem 1.1.2002 die Möglichkeit, die mit DV-System erstellte Buchführung der Unternehmen nach den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” mittels Datenzugriff prüfen. Um diesen sog. Datenzugriff zu ermöglichen, müssen die betroffenen Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten so archivieren, dass sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit elektronisch verfügbar gemacht werden können (§ 147 Abs. 6 AO). · Simulieren von Prüfungen und Verprobungen
In der weiteren Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung ist zu erwägen, solche Analysen, die ein Betriebsprüfer in der Regel vornehmen wird, einmal vorweg durchzuführen, um etwaige Schwachpunkte aufzudecken. Es ist also die Durchführung der Betriebsprüfung quasi vorwegzunehmen, um etwaige Unzulänglichkeiten im Vorfeld zu erkennen. · Instruieren von Mitarbeitern
Bevor eine Außenprüfung beginnt, sollten alle einschlägigen Mitarbeiter über die bevorstehende Prüfung des Betriebs dahingehend informiert werden, dass nur genau bezeichnete Personen im Hinblick auf die Außenprüfung zur Auskunft berechtigt und verpflichtet sind. Im Übrigen empfiehlt sich in geeigneten Fällen die unmittelbare Befragung dadurch legal zu verhindern, dass man zu Beginn der Außenprüfung das sog. schriftliche Verfahren vereinbart. Die Durchführung der Betriebsprüfung
Während der Betriebsprüfung ist es ratsam, sich fachkundig begleiten zu lassen. Zum einen gilt dies für Rückfragen, die während der Prüfung aufkommen. Zum anderen sollten sie darauf acht geben, dass der Betriebsprüfer sich nicht unnötig mit Beschäftigten unterhält. Ebenso kann auch auf kritische Momente reagiert werden, wenn etwa der Betriebsprüfer Verdachtsmomente für Unregelmäßigkeiten äußert. Sind Sachverhalte auch am Ende der Prüfung nicht vollständig aufzuklären, ist eine Verständigung über Tatsachen anzustreben. Die Prüfungsschwerpunkte und die Prüfmethoden
Nach § 7 der Betriebsprüfungsordnung (BpO) ist die Außenprüfung auf das Wesentliche abzustellen und ihre Dauer auf das notwendige Maß zu beschränken. Die Prüfung soll sich in erster Linie auf solche Sachverhalte erstrecken, die zu endgültigen Steuerausfällen oder Steuererstattungen oder -vergütungen oder zu nicht unbedeutenden Gewinnverlagerungen führen können. In der Vergangenheit war die Betriebsprüfung geprägt davon, dass der Prüfer stichprobenartig Einzelbelege angefordert und akribisch geprüft hat. In dem Maße, indem beim Finanzamt das digitale Zeitalter Einzug hält, geht die Betriebsprüfung dazu über, mittels Suchmaschinen und statistischer Auswertungen Auffälligkeiten in der Finanzbuchhaltung aufzuspüren und steuerliche Konsequenzen zu ziehen. Das Internet und andere öffentliche Informationsquellen
In der Praxis lässt sich feststellen, dass seitens der Betriebsprüfung verstärkt auch das Internet und andere Hilfsmittel zur Informationsbeschaffung genutzt werden. Die Beamten führen immer öfter Internetrecherchen durch und beschaffen sich relevante Informationen z. B. aus Ad Hoc- und Pressemitteilungen, Presseberichten oder Veröffentlichungen auf der firmeneigenen Website. Insbesondere Mitteilungen zu durchgeführten oder geplanten Umstrukturierungsmaßnahmen oder bestimmten Auslandsaktivitäten stehen dabei im Fokus und werden von der Betriebsprüfung dankbar aufgegriffen. Die Jahresabschlüsse als Informationsquelle
Gern nutzt die Betriebsprüfung auch die vorgelegten Jahresabschlüsse und die darin enthaltenen Informationen als Ausgangspunkt für weitergehende Prüfungshandlungen sind. In Folge der stetig zunehmenden Informations- und Angabepflichten (Anhang und Lagebericht) werden diese Aktivitäten aber tendenziell zunehmen. Der Steuerpflichtige steht hierbei im Spannungsfeld zwischen den Anforderungen des Abschlussprüfers nach umfassenden Angaben einerseits und dem Bestreben, den Betriebsprüfer, nicht explizit auf mögliche steuerliche Prüfpunkte zu stoßen. Enthalten die Angaben in Anhang und Lagebericht z. B. die Formulierung, dass "im Geschäftsjahr die gesamte Produktion ins Ausland verlagert wurde " führt unweigerlich dazu, dass sich der Steuerpflichtige der Diskussion um eine Funktionsverlagerung ausgesetzt sieht (siehe hierzu auch nachfolgend Prüfungsschwerpunkte bei Auslandssachverhalten). Die Prüfungsschwerpunkte
Anhand der im Vorfeld aufbereiteten Informationen setzt die Betriebsprüfung die sog. Prüfungsschwerpunkte. Nach den Erfahrungen der Prüfungspraxis kommen im Allgemeinen folgende Prüfungsschwerpunkte in Betracht Die Prüfmethoden
Ebenso wie die Themen bei Betriebsprüfungen festzustellen ist, so ist auch ein Wandel der Methoden zu verzeichnen. Im Rahmen der Außenprüfung und der Steuerfahndung werden bereits seit einigen Jahren mathematisch-statistische Prüfungsmethoden genutzt. In der Außenprüfung bietet der Datenzugriff nach § 147 AO inzwischen erhebliche Erleichterungen schon bei der schnellen Gewinnung der Daten wie auch mit komfortablen Auswertungsmöglichkeiten. Mittels der mathematisch-statistischen Methoden (z. B. Benfords Gesetz; Chi-Quadrat-Test; Zeitreihenvergleiche) können in kurzer Zeit große Mengen von Daten daraufhin überprüft werden, ob sie fehlerhaft oder gefälscht sind. Die zeitnahe Betriebsprüfung
Der Wandel in der Betriebsprüfungspraxis beschränkt sich nicht allein auf die Einführung der digitalen Betriebsprüfung (GDPdU). Die Finanzverwaltung arbeitet bereits seit einiger Zeit an der Umsetzung und Einführung der sog. zeitnahen Betriebsprüfung. Während aktuell zum Teil fünf Jahre und mehr zwischen Veranlagungszeitraum und Abschluss der Betriebsprüfung liegen, soll mit dem Mittel der zeitnahen Prüfung eine drastische Verkürzung des Abstands zwischen Veranlagungszeitraum und Prüfung erzielt werden: Das Modell der zeitnahen Prüfung sieht vor, die Prüfung bereits vor Einreichung der endgültigen Steuererklärung durchzuführen. Hierdurch soll eine schnellere Rechts- und Planungssicherheit gewährleistet werden und es für Unternehmen einfacher werden, auf einer gesicherten Grundlage mit ihren Banken Kreditgespräche zu führen und Unternehmensentscheidungen zu treffen. Der Ablauf der zeitnahen Betriebsprüfung
Das Modell der zeitnahen Betriebsprüfung sieht folgende Vorgehensweise vor: Zunächst werden die Steuererklärungen vorbereitet. Dann erfolgt eine Überprüfung der Steuererklärungen durch die Betriebsprüfung. Nach Übernahme der vom Betriebsprüfer verlangten Korrekturen und Änderungen werden die nun endgültigen Steuererklärungen eingereicht und endgültig veranlagt. Für eine Veranlagung unter dem Vorbehalt der Nachprüfung, wie sie heute üblich ist, besteht somit künftig keine Notwendigkeit mehr, da die Steuererklärungen ja bereits geprüft sind. Das Modell der zeitnahen Betriebsprüfung steht jedoch nicht jedem Unternehmen offen: Grundsätzlich richtet es sich an Unternehmen, die anschlussgeprüft werden, d.h. solche Unternehmen, bei denen sich die zeitnahe Betriebsprüfung unmittelbar an eine bereits abgeschlossene "herkömmliche" Betriebsprüfung anschließt. Die Auswahl erfolgt bisher erfahrungsgemäß durch die Finanzverwaltung. Voraussetzung für die Teilnahme ist unter anderem, dass das zu prüfende Unternehmen seine steuerlichen Pflichten in der Vergangenheit ohne Beanstandung erfüllt hat. Grundlage der zeitnahen Betriebsprüfung ist eine Vereinbarung zwischen der Finanzverwaltung und dem Steuerpflichtigen. In dieser Vereinbarung werden die Grundsätze zur Prüfungsvorbereitung, zur Prüfungsdurchführung, zur Auswertung der Prüfungsfeststellungen sowie der Zeitplan festgehalten. Der Wechsel zur zeitnahen Betriebsprüfung erfordert jedoch in einem ersten Schritt, dass die noch zu prüfenden "Altjahre" aufgeholt werden. Gemeinsam mit der Finanzverwaltung muss hierzu ein Zeitplan erstellt werden, in dem festgehalten wird, in welchem Zeitraum die "Altjahre" aufgeholt werden sollen. Diese Vorgehensweise erfordert von beiden Seiten ein höheres Maß an Kooperation und gegenseitigem Vertrauen als bisher. Voraussetzung für die zeitnahe Betriebsprüfung ist insbesondere die Abgabe einer sog. steuerlichen Selbstauskunft. Diese beinhaltet alle Angaben über Änderungen aus gesellschaftsrechtlicher und steuerlicher Sicht (z. B. Gesellschafterwechsel), die Benennung prüfungsrelevanter Sachverhalte (z. B. Umstrukturierungsmaßnahmen oder Änderungen in den Rechtsbeziehungen zwischen konzernzugehörigen Unternehmen) sowie zusätzliche Angaben in übrigen Fällen, die von steuerlicher Relevanz sind. Die Finanzverwaltung verwendet vereinzelt auch eine sog. Positivliste der für die Durchführung der zeitnahen Betriebsprüfung steuerlich bedeutsamen Verträge und Unterlagen. Durch diese steuerliche Selbstauskunft stellt das Unternehmen der Finanzverwaltung somit zu Beginn der Prüfung sämtliche aus seiner Sicht steuerlich relevanten Informationen und Unterlagen zur Verfügung. Umgekehrt soll der Betriebsprüfer auch für aktuelle steuerliche Fragen als Ansprechpartner zur Verfügung stehen, ohne dabei allerdings in die Rolle eines Steuerberaters zu schlüpfen. Die Vor- und Nachteile der zeitnahen Betriebsprüfung
Die Vorteile der zeitnahen Betriebsprüfung für den Steuerpflichtigen liegen zum einen in einer erheblich schneller erzielbaren Rechtssicherheit und zum anderen in der Vermeidung oder zumindest der Reduzierung von Zinsaufwand für Steuernachzahlungen bei berechtigten Beanstandungen oder Korrekturen durch die Betriebsprüfung. Auf der anderen Seite darf man jedoch auch nicht verkennen, dass der Steuerpflichtige durch die umfassende Selbstauskunft sehr viele Informationen preisgeben muss. Dies führt zu einem mitunter nicht unerheblichen Mehraufwand und schränkt darüber hinaus auch das herkömmliche taktische Verhalten ein, da bestimmte Verhandlungsstrategien nicht mehr möglich sind. Dass die zeitnahe Betriebsprüfung dem Steuerpflichtigen nicht zwangsläufig zum Vorteil gereichen muss, sieht indes auch das Finanzgericht Köln (Beschluss vom 7.7.2009 - 13 V 1232/09), indem es konstatiert: „Die belastende Wirkung einer Anschlussprüfung verstärkt sich, wenn sie gegen den Willen des Steuerpflichtigen auf einen Besteuerungszeitraum verkürzt wird, so dass jährlich die Durchführung einer Betriebsprüfung erduldet werden muss“. Nach Auffassung des Gerichts ergeben sich vor allem bei einem der Anschlussprüfung unterliegenden Großbetrieb unabweisbar die Nachteile sich jährlich wiederholender Prüfungen. Anders als etwa bei Mittel- und Kleinbetrieben könne die Verkürzung des Prüfungszeitraums eines Großbetriebs also nicht als nur vorteilhafte Maßnahme angesehen werden. Es bedürfe daher jeweils der Abwägung der Vor- und Nachteile im Einzelfall. Die Wirkung der Betriebsprüfung
Führt die Betriebsprüfung zu einer Änderung der Steuer, so ergehen neue Steuerbescheide. Diese sind nur noch dann abänderbar, wenn sich im Nachhinein Tatsachen herausstellen, die bei der Prüfung nicht entdeckt wurden. |